Cómo sacar información clave de mi contabilidad

Tu foto, en una hoja, de valores (objetivos) clave para ayudarte a:

1. la comprensión de lo que sucede en aspectos del negocio,

2. simplificar la monitorización del progreso en el desempeño, y así,

3. identificar fácil y rápido a qué cosa importante prestar atención.

 

¿Has probado a cambiar cómo ordenas los números contables en cada cierre? Pedir eBook.

Da igual si lo aplicaste sólo para saber tus márgenes, o incluiste gráficos de tendencia de coste/hora en lugar de centrarte en la conversión de E.B.I.T.D.A. en caja.
Fuera un sistema informático complejo, pagar caro un servicio o quitar tiempo a tareas críticas.
Basta una sencilla codificación en las tablas de tu hoja de cálculo y generar unas plantillas que reutilizas en cada cierre y alimentas de pocos datos

-información de tu contable y 3 o 4 datos clave de tu operación (p. ej., horas taller y facturadas)- .
Las plantillas pueden “poblarse” de forma sencilla por otros, por ejemplo, compartiéndolas en la nube a través de la cuenta de email de tu empresa y acceder vía móvil a ellas fácilmente por todos.
Y así, tu, dedicarte al análisis del cierre y a comunicar tus observaciones relevantes a las personas.

Tienes tu primer reporte de cierre “ligado” al negocio. Tienes tu primera base de datos clave.
La relación tiempo-coste para tenerlo, puede variar, pero digamos, por ejemplo
¿2/3 días tras el cierre una vez ya en marcha para un cierre trimestral?

Ahora, quiero apuntar otra técnica sencilla, útil y rápida, “La instantánea de valores clave” para
1. Seguir “sacando partido” a tu primer reporte de cierre contable “ligado” al negocio.
2. Resumir una visión de conjunto más rápida del desempeño.
3. Facilitar la elaboración de la agenda de puntos a revisar o seguimiento del cierre anterior.
4. Abrir el debate sobre qué palancas (actividades, hechos) pueden estar detrás de éste desempeño.
¿Porqué?
1. Tu primer reporte de cierre tiene 5 o 6 hojas.
2. Incorpora información que afecta a varias áreas y personas de la empresa.
3. Necesitas
– Seleccionar valores (objetivos) clave que te interesa controlar y comunicar.
– Más visual, sintética (en una hoja) y con contexto (evolución, relevancia, comparación).
– Identificar más fácil y rápido cosas importantes a los que prestar atención.
– Facilitar fijar las relaciones entre los valores (objetivos) clave y a quién puede afectar.
– Permitir establecer metas a alcanzar para el análisis o planes de acción que se decidan.

¿Cómo? Con la “instantánea de valores clave”
Continuamos con el ejemplo del eBook.
Supongamos que el gerente del taller aplicó la guía del eBook en el primer trimestre del año.
El gerente selecciona, de las 5 o 6 hojas del reporte de cierre, los valores (objetivos) clave que le interesan y los muestra, digamos así (una sección):

La instantánea de valores (objetivos) clave, que te da lo que necesitas, soportada por el reporte de cierre “ligado” al negocio, lo puede utilizar el gerente para finalizar un proceso de cierre más efectivo y de calidad, y:
a) Añadir información cualitativa del contable sobre las cifras, ajustando la agenda de puntos si acaso.
b) Compartir con otras personas clave (p ej. dueño) si procede y completar la agenda con sus indicaciones.
c) Abrir el debate con los destinatarios de los puntos de la agenda final.

Si se añaden a la instantánea los valores de los cierres sucesivos -documento vivo-,
obtendrás además una base de datos resumida de valores clave con el progreso y la evolución real del negocio, y
que será referencia muy útil para, de un vistazo, ver si las futuras expectativas vas a definir y comunicar encajan con la realidad pasada y son razonables.

Mejoras posibles en la “instantánea de valores clave” que te sugiero.

En este ejemplo se asume que el taller no tiene un presupuesto previo.
Pero todo a su tiempo, no vamos a empezar la casa por el tejado ¿verdad?

Si ya existe un presupuesto previo, te sugiero incluir en la “instantánea” los datos previstos allí para este período.
Esto aumenta su utilidad, pues permitiría añadir al proceso de cierre (arriba),
a) no sólo la revisión de la realidad (hasta ahora),
b) sino también la comparación con las expectativas que tenías y el porqué de las desviaciones.

Para terminar,
Quiero recordar la idea sencilla de la que todo parte
“El punto de partida está en conectar los cambios, y más, al gestionar la economía de la empresa”.
No hay que perder la perspectiva. Ahí está la utilidad para el gerente.

Dirigido a quien siente interés por comenzar a conectar finanzas y negocio de forma sistemática y no tiene estructura o procedimiento creado.

Dar orientación y enfoque en cómo seguir su negocio desde las finanzas es mi propósito con este blog.
Mira y anticipa para tener visión y mejor acción.
Espero te resulte atractivo.
Continuaré en próximas entradas a partir del ejemplo del E-book.
Cualquier sugerencia es bienvenida.
PlanFinanzas

 

Un comentario

  1. […] probado a generar tu “instantánea de valores clave” a partir de esta? Leer blog Ahora, quiero apuntar otra técnica sencilla, útil y rápida, el “bono-cupón de cambios […]

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