Bono-cupón para la gestión

Bono donde ver qué cambios hay en ciertos indicadores relacionados con valores (objetivos) clave.
Se emiten uno o varios, según cada cierre, y utilizan para:

1.ir al grano sobre a qué prestar atención y

2. generar un análisis y acción o respuesta rápida de parte de quien pueden actuar sobre ellos.

¿Has probado a cambiar cómo ordenas los números contables en cada cierre? Pedir eBook.

Tienes tu primer reporte de cierre “ligado” al negocio. Tienes tu primera base de datos clave.

¿Has probado a generar tu “instantánea de valores clave” a partir de esta? Leer blog
Ahora, quiero apuntar otra técnica sencilla, útil y rápida, el “bono-cupón de cambios clave” para

1. Seguir “sacando partido” a tu primer reporte de cierre contable “ligado” al negocio.
2. Simplificar la información, pero ahora, orientándola hacia la acción.
¿Porqué?
1. Tu primer reporte de cierre tiene 5 o 6 hojas.
2. Tu instantánea de valores (objetivos) clave te ayuda a la comprensión de lo que sucede en aspectos del negocio, simplificando en una hoja la monitorización del progreso en el desempeño, para así identificar fácil y rápido a qué cosa importante prestar atención.
3. Los problemas u oportunidades que identificas en el cierre, en tu agenda de puntos, aún necesita algo más para estar lista para una rápida decisión y mejora de resultados. Antes, es bueno analizar más qué pudo ser el origen.
4. Necesitas
– Unir indicadores y valores (objetivos) clave que te interesa analizar y comunicar.
– Dividir en “bonos-cupón” para distribuir a cada persona afectada y obtener ideas.
– Más visual, sintética (en una hoja) y con contexto (evolución, relevancia, comparación).
– La relación tiempo-coste para tenerlo puede variar, pero, digamos por ejemplo

¿1 / 2 días extra tras el reporte de cierre y la instantánea de valores clave, una vez ya en marcha para un cierre trimestral?
– Accionable y desglosable en sub-indicadores, perseguible sin esperar al próximo cierre.

¿Cómo? con el “bono-cupón de cambios clave”
Continuamos con el ejemplo del eBook.
Supongamos que el gerente del taller aplicó la guía del eBook en los 2 primeros trimestres del año y anotó en su agenda de puntos del cierre,

Entrada de la agenda de puntos del cierre del 2 trimestre para el gerente:
– Aumento de volumen de trabajo del taller provoca un problema de liquidez a corto plazo.
– Factores a analizar: Margen taller y volumen de stock.
– Destinatario del bono-cupón nº 1: Responsable del taller.

Entonces, el gerente emite un bono-cupón nº 1 y lo comparte con la persona afectada, digamos así (sección):

 

 

 

Podrían generarse otros bono-cupón adicionales (nº 2, 3,..) según interese, de modo flexible, para otros puntos y factores indicados en la agenda de puntos del cierre, en función de
– las necesidades que el gerente tenga en su agenda,
– su planificación de objetivos y
– su disponibilidad de recursos de tiempo, procesos y personas para los próximos períodos.

Recomiendo ir poco a poco, lo más fácil, para ir asegurando una acción y resultados “tangibles” gradualmente.
Por ejemplo, dentro de la misma entrada de puntos del cierre, se podría generar un bono-cupón nº 2 para factor periodo de cobro y pago con destinatario Responsable de tesorería.

Pero volvamos al bono-cupón nº 1.
Las plantillas pueden “poblarse” de forma sencilla por otros, por ejemplo, compartiéndolas en la nube a través de la cuenta de email de tu empresa y acceder vía móvil a ellas fácilmente por todos.
Y así, tu, dedicarte al revisar las respuestas, comunicar tus observaciones a otras personas, ampliar a otros sub-indicadores y seguir completando tu base de datos.

El responsable del taller conoce las tareas o actividades que están detrás de los indicadores en los que actúa a diario. Si quiere, todo es flexible, podría aportar un bono-cupón nº 1 – A con comentarios o datos sobre sub-indicadores como
– plazos de entrega por reparación,
– repeticiones de trabajos por observaciones del cliente no facturadas,
– defectos de recambios en almacén
– o absentismo en el taller u horas extras
que impactan y explican el porqué de las horas de taller, margen y compras de stock y podrán ser incorporados en próximo cierres al bono-cupón.

Por tanto,

El bono-cupón actúa como un vehículo sencillo que abre el camino durante el análisis desde las finanzas hacia el negocio y permite focalizar la acción concreta o respuesta que busca el gerente.

Otras ventajas:

a) El responsable de taller podrá generar expectativas útiles al gerente sobre estos valores sin esperar al cierre trimestral, que entonces confirmará o rechazará la efectividad de la acción.
b) Al reducir el numero de variables, el gerente y el responsable de taller colaboran de forma sencilla, pudiendo, a la semana o quincena siguiente, devolver éste el bono-cupón nº 1 actualizado con los datos de esas métricas tras su revisión.
c) Proactividad y no reacción.
d) Mayor entendimiento del negocio.
e) Aumento de la motivación.
f) Alineamiento de las finanzas con el negocio y viceversa, en el día a día y con una mejora continua.

Casos de éxito en pequeñas empresas que han seguido esta filosofía demuestran que la efectividad de la operación, los costos mejoran significativamente (por encima del 10%) y la satisfacción del personal reduce el absentismo.

Para terminar,

Quiero recordar la idea sencilla de la que todo parte
“El punto de partida está en conectar los cambios, y más, al gestionar la economía de la empresa”.
No hay que perder la perspectiva. Ahí está la utilidad para el gerente.

Dirigido a quien siente interés por comenzar a conectar finanzas y negocio de forma sistemática y no tiene estructura y procedimiento creado.

Dar orientación y enfoque en cómo seguir su negocio desde las finanzas es mi propósito con este blog.
Mira y anticipa para tener visión y mejor acción.
Espero te resulte atractivo.
Continuaré en próximas entradas a partir del ejemplo del eBook.
Cualquier sugerencia es bienvenida.
PlanFinanzas

 

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