1 Caso práctico de controller y contabilidad. I Pregunta.

Planteamos aquí un caso sencillo de una pyme cualquiera.
Si, exagerado un poco, pero no muy distinto a la realidad que vemos.

Plan Finanzas apuesta, al gestionar el proceso contable pyme, por unir contable y controller.

Ocurre que la contabilidad es para muchos (pymes, autónomos e inversores) la única o la principal fuente de información para la toma de decisiones empresariales u obtener financiación.

Y ocurre también que generalmente los contables no tienen siempre a su alcance el uso de recursos y procedimientos eficaces para que la información financiera esperada de la contabilidad que hacen sirva a los nuevos objetivos que le piden hoy sus “clientes” o usuarios.

Queremos mostrarte con este caso un ejemplo muy práctico sobre trabajos que ya realizas para hacer la contabilidad y que, sumando el input de un controller, puedes superar mejor esta debilidad importante a la te enfrentas diariamente en tu ciclo contable.

Al final del caso os lanzamos unas preguntas, por si os pica la curiosidad y lo queréis contrastar luego con el enfoque y las repuestas que sugeriremos en posteriores entradas de blog.

Datos

1. La empresa X inició la actividad al principio del cuarto trimestre de 2017.

2. Se dedica la compra y venta de los productos A y B para el mercado local de Huelva.

3. Los dos socios invirtieron un capital de 5.000 EUR.

4. Durante ese primer trimestre de operación:

a) Recibió 150 y 75 unidades del producto A y B, junto con facturas de compra por 160 a 20 EUR/ud y 75 a 25 EUR/ud, respectivamente. Todas en diciembre.
Todas las compras se hacen al mismo proveedor (Pago 30 días).

b) Entregó 75 y 45 unidades del producto A y B, junto con facturas de venta por 85 a 35 EUR/ud y 50 a 45 EUR/ud. Todas en diciembre.

c) Quedan a 31/12/2017 65 y 25 unidades del producto A y B.

Las ventas de producto A se hacen a clientes varios (Cobro 15 días).
Las ventas de producto B se hacen a cliente 1, en exclusividad para el mercado local de Huelva y con suministro inmediato, permanente y de alta calidad (Cobro 45 días).
El cliente 1 tiene derecho a un descuento del 15% del precio en un pedido no servido satisfactoriamente y en el próximo a facturar, según contrato.

d) La persona en almacén y en administración devengan 750 y 700 EUR/mes desde diciembre (Pago fin mes).

e) Los transportes de compra y los de venta a clientes del producto A los realiza la misma empresa (transportes Y). En diciembre han sido 5 y 10 (8 antes 15/12), respectivamente.
El transportista devenga 22,5 EUR/transporte.
Transportes Z, para el cliente 1, realizó 3 transportes devengando 27 EUR/transporte.
Ambos cobran al contado.

5. Al principio del primer trimestre la empresa X obtuvo financiación de un banco que concedió un préstamo de 3.000 EUR en las siguientes condiciones de contrato:

a) Comisión de apertura. 0,5% al inicio.

b) Plazo de devolución. 18 meses, 3 de carencia total.

c) Interés nominal. 2,5% anual.

d) Amortización. Cuotas de principal constante, mensual y por vencido.

e) A los 20 días del cierre del año. Entrega de la información contable y de flujos de caja del cierre del ejercicio 2017, junto con la previsión del siguiente trimestre.

f) Si el BAII al cierre del año es inferior a 0,5 veces las tres próximas cuotas de principal, el plazo de devolución cambia a 12 meses.

Los gastos de obtención del préstamo, 50 EUR.

6. Obviamos todos los demás conceptos de activos, pasivos, gastos, impuestos, etc. con impacto en el balance, cuenta de pérdidas y ganancias y resto de estados financieros.

Procesos

1. Los pedidos de compra los realiza uno de los socios (socio 1), que envía copia a la persona en almacén, a la persona en administración y al otro socio (socio 2).

2. Todas las ventas del producto A son por llamadas a una línea de teléfono. Las atiende la persona de administración, rellena los pedidos y envía copia a almacén y a los dos socios.

3. Los pedidos de venta del producto B los recibe el socio 2, que envía copia a almacén, a administración y al socio 1.

4. Almacén informa a administración sobre la realización de las entradas y salida.
Administración reenvía a los dos socios esta información.

5. Almacén genera cada semana un listado tras contar el stock.

El stock inicial por producto que usa el listado parte del recuento de la última semana.
Desglosa por concepto (entrada /salida) y por producto. Luego, por fecha, detalla cada registro según número de pedido, número de albarán, cantidad movió, el proveedor, cliente y transportista.
Calcula si hay diferencia con pedido y calcula el nuevo stock por producto.
(stock inicial mes + entrada albarán – salida albarán).
Abajo en listado indica la cantidad final de stock por producto tras el conteo.
Almacén envía copia de los albaranes de entrada y salida firmados a administración.

6. Todos tienen acceso al listado tras el conteo que almacén guarda en servidor.
Los socios también tienen acceso al resto de facturas y conceptos de gasto que administración guarda en el servidor.
Las facturas de venta, del programa de facturación usó al procesar o rectificar los pedidos.
Genera un archivo para importar al software de contabilidad del asesor contable externo.

7. Administración espera información de los socios sobre rectificaciones a facturas y pedidos.

8. Al cierre del mes, administración compila documentos (facturas, listado de almacén y contratos) y envía esta información al asesor contable externo el día 5 del mes siguiente.
El asesor contable externo devuelve el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias según el PGC-PYME el día 15 del mes siguiente.

9. Obviamos el resto de procesos.

Con la información recibida, el asesor contable externo entrega a la empresa X el día 7.

 

Y ahora, ¿ qué opinión te sugiere este balance? os planteamos algunas cosas que nos sugiere:

1. La deuda con el banco se reconoce totalmente a CP.

Esto indica que el banco ve ahora la operación con más riesgo del previsto inicialmente.
De haberse cambiado algunas cosas,

¿piensas el riesgo puede reducirse y así reconocer parte a LP?

¿piensas que interesa enviar esta información al banco para cumplir con el compromiso fijado en el contrato? ¿y qué hay de la tesorería?

¿piensas que puede mejorar la imagen en el balance y en la cuenta de resultados?

¿piensas que con esta información contable puedes identificar los cambios en la actividad?

¿aconsejas a la empresa X mantener sus procesos actuales?

Dentro del ciclo contable hay tareas de verificación, valoración y preparación de informes financieros en las que un controller ayuda a la contabilidad con estas preguntas y aumenta la utilidad esperada del proceso contable para todos los usuarios.

Descárgate gratis la infografía donde puedes ver beneficios y ventajas de contar con un controller y tener un cierre contable diferente en 2018.

Ahí lo dejamos, por ahora.

Recuerda, en Plan Finanzas nos comprometemos a que el cambio que buscas en el área contable para la gestión de tu empresa se haga realidad lo más fácil, rápido y con el menor coste posible.

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